De eerste inschrijvers krijgen als eerste extra deelnemersinformatie en de mogelijkheid om een plaats te reserveren. De organisatie wijst deze plaatsen toe en probeert op basis van verkregen informatie een gevarieerde markt te bieden en te voorkomen dat er te veel aanbod van hetzelfde product is. Tevens bewaken we de kerstsfeer.

Een definitieve plaats wordt toegewezen na ontvangst van het inschrijfgeld. 
Inschrijvingen kunnen afgewezen worden. De organisatie is niet verplicht hier een reden voor op te geven.

Algemene Voorwaarden – Stichting Winterfair Geertruidenberg

Algemene voorwaarden zijn van toepassing op iedere aanmelding, inschrijving, overeenkomst en deelname aan evenementen georganiseerd door Stichting Winterfair Geertruidenberg, hierna te noemen: “de organisatie”.

Afwijkingen van deze voorwaarden zijn uitsluitend geldig als deze vooraf schriftelijk door de organisatie zijn bevestigd.

Definities
In deze voorwaarden wordt verstaan onder:

• Organisatie: Stichting Winterfair Geertruidenberg.
• Evenement: de organisatie georganiseerd het evenement, Winterfair Geertruidenberg.
• Deelnemer/ Standhouder: iedere natuurlijke persoon, rechtspersoon, vereniging, stichting of onderneming die deelneemt aan het evenement.
• Standplaats: de door de organisatie toegewezen locatie, kraam of grond plaats waar de deelnemer zijn activiteiten uitvoert.
• Terrein: het volledige evenemententerrein en aangrenzende locaties die onderdeel uitmaken van het evenement binnen de oude kom.
• Fooddeelnemer: deelnemer die etenswaren en/of dranken bereidt en verkoopt

Algemeen

• De organisatie organiseert een openbaar en vrij toegankelijk evenement gericht op een breed publiek.
• De organisatie streeft naar een gevarieerd aanbod van producten, horeca, entertainment, verenigingen, maatschappelijke initiatieven en overige activiteiten.
• De organisatie is een non-profitorganisatie die grotendeels draait op vrijwilligers.
• Eventuele positieve exploitatieresultaten kunnen door de organisatie worden aangewend ten behoeve van lokale maatschappelijke doelen, toekomstige evenementen of de continuïteit van de stichting.
• De organisatie behoudt zich het recht voor de indeling, inrichting, omvang en opzet van het evenemententerrein te wijzigen indien zij dit noodzakelijk acht.

Aanmelding en inschrijving

• Aanmelding voor deelname geschiedt uitsluitend via het officiële aanmeldformulier op de website van de organisatie.
• Een aanmelding geldt uitsluitend als verzoek tot deelname en geeft geen automatisch recht op deelname.
• De organisatie beoordeelt iedere aanmelding op geschiktheid, kwaliteit, uitstraling, brancheverdeling en diversiteit van het aanbod.
• De organisatie behoudt zich het recht voor deelnemers zonder opgaaf van redenen te weigeren.
• Als meerdere deelnemers één standplaats wensen te delen, is dit uitsluitend toegestaan na voorafgaande schriftelijke toestemming van de organisatie.
• De deelnemer ontvangt na goedkeuring een bevestiging en factuur per e-mail.
• De inschrijving is definitief zodra:
  1. De organisatie de deelname schriftelijk heeft bevestigd;
  2. Én het volledige factuurbedrag binnen de gestelde termijn is voldaan.
• De deelnemer mag uitsluitend producten, diensten of activiteiten aanbieden die overeenkomen met de inschrijving, tenzij vooraf schriftelijk toestemming is verleend door de organisatie.
• De organisatie spant zich in rekening te houden met voorkeurslocaties, maar geeft hierover geen garanties.
• De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor naleving van fiscale verplichtingen en wettelijke voorschriften.
• De deelnemer dient gedurende het evenement adequaat verzekerd te zijn voor wettelijke aansprakelijkheid (WA).
• De organisatie verstrekt voorafgaand aan het evenement praktische informatie, waaronder opbouwtijden en aanrijroutes. (Kraamcode wordt pas op de dag van evenement bekend gemaakt)

 Betaling

• Facturen dienen binnen de op de factuur vermelde betalingstermijn volledig te zijn voldaan.
• Bij uitblijven van tijdige betaling behoudt de organisatie zich het recht voor de deelname te annuleren zonder restitutie of schadevergoeding.
• Alle betalingen dienen plaats te vinden onder vermelding van het factuurnummer.
• Eventuele bijkomende kosten als gevolg van te late betaling komen voor rekening van de deelnemer.

Annulering

• Annulering door de deelnemer dient schriftelijk te geschieden.
• Bij annulering binnen 30 dagen vóór aanvang van het evenement blijft het volledige deelnamebedrag verschuldigd.
• Bij niet verschijnen van de deelnemer vindt geen restitutie plaats.
• Indien het evenement door overmacht, weersomstandigheden, veiligheidsredenen, overheidsmaatregelen of andere onvoorziene omstandigheden wordt geannuleerd, verplaatst, ingekort of gewijzigd, kan de organisatie hiervoor niet aansprakelijk worden gesteld.
• In geval van annulering, wijziging of beëindiging van het evenement bestaat geen recht op restitutie van deelnamegelden of vergoeding van gemaakte kosten of geleden schade.
• Regen, sneeuw, wind of kou vormen op zichzelf geen reden voor annulering van het evenement.

Standplaatsen en kramen

• De organisatie bepaalt de indeling en toewijzing van standplaatsen.
• Een standplaats mag niet zonder toestemming van de organisatie worden verplaatst, onderverhuurd, doorverkocht of afgestaan aan derden.
• De deelnemer dient zich te houden aan de toegewezen standplaats.
• De deelnemer is verantwoordelijk voor een nette, veilige en representatieve inrichting van de standplaats.
• Het gebruik van spijkers, schroeven, lijm of andere bevestigingsmiddelen die schade veroorzaken aan eigendommen van derden of de organisatie is niet toegestaan.
• Achterwanden of zeilen dienen neutraal en verzorgd van uitstraling te zijn. De organisatie behoudt zich het recht voor ongewenste materialen te laten verwijderen.
• De deelnemer dient zelf zorg te dragen voor verlichting, decoratie, verlengsnoeren, bevestigingsmateriaal en overige benodigdheden.
• Nood- en calamiteitenroutes dienen te allen tijde vrij te blijven.
• De organisatie kan aanwijzingen geven met betrekking tot uitstraling, veiligheid en inrichting van de standplaats. De deelnemer dient deze aanwijzingen direct op te volgen.

Food, drank en hygiëne

• Fooddeelnemers dienen volledig te voldoen aan alle geldende wet- en regelgeving met betrekking tot voedselveiligheid, hygiëne, allergeneninformatie en consumentenbescherming.
• De deelnemer is volledig verantwoordelijk voor de kwaliteit, veiligheid en bereiding van aangeboden producten.
• De deelnemer dient desgevraagd alle vereiste vergunningen, certificaten en ontheffingen te kunnen tonen.
• Verkoop of verstrekking van alcoholhoudende dranken is uitsluitend toegestaan als:
  1. De deelnemer beschikt over een geldige vergunning of ontheffing;
  2. Vooraf schriftelijke toestemming is verleend door de organisatie.
• Open vuur, gasinstallaties, bakinstallaties of andere warmtebronnen mogen uitsluitend worden gebruikt na voorafgaande toestemming van de organisatie en volgens de geldende veiligheidsvoorschriften.

Stroom en voorzieningen

• De organisatie spant zich in voldoende stroomvoorzieningen beschikbaar te stellen, maar geeft geen garanties ten aanzien van capaciteit, continuïteit of geschiktheid.
• De deelnemer dient zelf zorg te dragen voor deugdelijk en veilig elektrisch materiaal.
• Het gebruik van aggregaten, heaters of andere energie-intensieve apparatuur is uitsluitend toegestaan na toestemming van de organisatie.
• Eventuele storingen geven geen recht op restitutie of schadevergoeding.
• Opbouw, laden, lossen en afbouw
• De deelnemer dient zich strikt te houden aan de door de organisatie gecommuniceerde tijden en instructies.
• Voertuigen mogen uitsluitend het terrein betreden voor laden en lossen en uitsluitend indien toegestaan door de organisatie.
• Op het evenemententerrein dient stapvoets gereden te worden.
• Het evenemententerrein dient gedurende openingstijden autovrij te blijven, tenzij anders aangegeven door de organisatie.
• Voortijdige afbouw of het verlaten van de standplaats zonder toestemming van de organisatie is niet toegestaan.
• De deelnemer dient de standplaats en directe omgeving schoon en leeg achter te laten. Afval en verpakkingsmaterialen dienen door de deelnemer zelf te worden afgevoerd. (Merken wij iets anders, zijn wij genoodzaakt kosten in rekening te brengen)

Veiligheid en aansprakelijkheid

• Deelname aan het evenement geschiedt volledig op eigen risico.
• De organisatie is uitsluitend aansprakelijk indien sprake is van opzet of grove nalatigheid aan de zijde van de organisatie.
• De organisatie is niet aansprakelijk voor:
  1. Diefstal of verlies;
  2. Schade aan goederen;
  3. Gevolgschade;
  4. Omzetverlies;
  5. Letselschade;
  6. Schade veroorzaakt door derden, weersomstandigheden, stroomuitval, overmacht of overheidsmaatregelen.
• De deelnemer is volledig aansprakelijk voor schade veroorzaakt door hemzelf, zijn medewerkers, hulppersonen of materialen.
• De deelnemer vrijwaart de organisatie voor aanspraken van derden voortvloeiend uit zijn deelname.
• Aanwijzingen van organisatie, beveiliging, hulpdiensten, politie of toezichthouders dienen onmiddellijk te worden opgevolgd.
• Bij overtreding van deze voorwaarden of aanwijzingen kan de organisatie de deelnemer per direct uitsluiten van verdere deelname zonder recht op restitutie.

Overmacht

• Onder overmacht wordt verstaan iedere omstandigheid buiten de macht van de organisatie waardoor nakoming van de overeenkomst redelijkerwijs niet kan worden verlangd.
• Hieronder vallen onder meer:
  1. Extreme weersomstandigheden;
  2. Brand;
  3. Pandemieën;
  4. Overheidsmaatregelen;
  5. Stakingen;
  6. Stroomstoringen;
  7. Veiligheidsdreigingen;
  8. Calamiteiten;
  9. Technische storingen.
• In geval van overmacht heeft de organisatie het recht het evenement te annuleren, te verplaatsen, op te schorten of aan te passen zonder aansprakelijk te zijn voor schade of restitutie.

Communicatie en promotie

• De organisatie verzorgt promotionele activiteiten rondom het evenement via onder meer websites, sociale media, drukwerk en pers.
• De deelnemer verleent de organisatie toestemming om:
  1. Bedrijfsnaam;
  2. Handelsnaam;
  3. Logo;
  4. Foto’s;
  5. Video-opnamen;
  6. Promotioneel beeldmateriaal te gebruiken voor promotionele doeleinden met betrekking tot het evenement.
• Als de deelnemer bezwaar heeft tegen gebruik van beeldmateriaal, dient dit vooraf schriftelijk kenbaar te worden gemaakt.

Slotbepalingen

• In alle gevallen waarin deze voorwaarden niet voorzien, beslist de organisatie.
• Als één of meerdere bepalingen uit deze voorwaarden nietig of vernietigbaar blijken, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht.
• Op alle overeenkomsten en geschillen is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
• Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waarin Stichting Winterfair Geertruidenberg is gevestigd.